Меня зовут Андрей Завидонов, и я более 15 лет работаю в сфере административно-хозяйственного обеспечения крупных компаний с многочисленным персоналом и разветвленной сетью офисов. За это время я познакомился со спецификой различных отраслей — от ритейла и банковского сектора до добывающих предприятий. В своих материалах я делюсь наиболее интересными аспектами работы административно-хозяйственных подразделений в технологических компаниях и рассказываю о типичных задачах, с которыми они сталкиваются.
__________________________________________________________________________________________
Проблема хранения в современном офисе
При проектировании офисных зданий архитекторы стремятся максимизировать полезную площадь рабочих и общественных зон, что вполне логично, учитывая стоимость аренды. Подсобные помещения часто остаются без должного внимания. На начальном этапе их может хватать, но со временем возникает необходимость хранить временно неиспользуемую мебель, компьютерную технику, запчасти для инженерных систем, огнетушители, средства индивидуальной защиты и многое другое. В результате оборудование начинает хаотично размещаться по всему офису — в шкафах, коридорах и других доступных местах. Это не только создаёт беспорядок, но и значительно усложняет поиск нужных предметов, проведение инвентаризаций, а также увеличивает нагрузку на административный персонал.
Решение: фулфилмент как альтернатива собственному складу
Если при проектировании офиса не было предусмотрено достаточно складских площадей, отличным решением может стать услуга фулфилмента, которую сегодня предлагают многие логистические операторы. Изначально эта услуга развивалась в сфере электронной коммерции, но теперь активно применяется и для нужд офисов. Суть её заключается в том, что логистический партнер берёт на себя не только хранение, но и полный цикл работы с имуществом: приёмку, идентификацию, учёт, упаковку и доставку именно тех позиций, которые необходимы в конкретный момент. Оплата при этом взимается за фактически занимаемый объём и оказанные услуги, а не за аренду всей площади склада.
Этот подход обладает рядом преимуществ. Вы можете гибко регулировать объёмы хранимого имущества, не будучи привязанными к фиксированным квадратным метрам.
Обратите внимание: Сиреневая кухня — особенности дизайна, выбор стиля, сочетания с другими цветами, фото.
Экономическая целесообразность также очевидна: аренда офисных помещений обычно значительно дороже складских. Таким образом, передача функций хранения на аутсорсинг может привести к существенной экономии. Более подробно о фулфилменте можно узнать по ссылке: https://zen.yandex.ru/media/id/5da9cc54ddfef600ae3fea1d/fulfilment-chto-eto-takoe-5e60fa3513ba980e68fc570aУчёт имущества: вызовы и современные решения
Для крупной компании с численностью персонала в 10 000 человек учёт имущества превращается в масштабную задачу — количество инвентарных единиц может легко превышать 100 000. Времена, когда на неделю можно было остановить работу и задействовать всех сотрудников в инвентаризации, давно прошли. Рабочее время квалифицированных специалистов слишком ценно, а привлечение креативных сотрудников к рутинным задачам негативно сказывается на их мотивации. Особую сложность представляет учёт мобильной техники, которая постоянно перемещается между сотрудниками и офисами.
Многие компании пытаются решить проблему, нанимая подрядчиков для ежегодной инвентаризации, но это лишь частичное решение. Специалисты со стороны вряд ли будут тщательно разыскивать имущество или расшифровывать стёртые номера. Чаще всего они фиксируют недостачу, разбираться с которой потом приходится сотрудникам АХО. Поэтому ключевое значение имеет ежедневный системный учёт, а также чёткие и строго соблюдаемые правила хранения и передачи техники. Хотя это может создавать некоторые неудобства для сотрудников, такой подход позволяет избежать потерь и сэкономить огромное количество времени и ресурсов.
Роль RFID-технологий в оптимизации учёта
Внедрение RFID-меток (радиочастотной идентификации) на все объекты имущества кардинально меняет подход к инвентаризации. Эта технология позволяет в разы сократить время на проведение проверок, исключает необходимость отвлекать сотрудников от работы и вручную переписывать номера, заглядывая под столы. Подробнее об этом можно прочитать здесь: https://zen.yandex.ru/media/scanport/5-sekund-na-inventarizaciiu-osnovnyh-sredstv-5f04418c1bbc4729d6874cda
Крайне важно с самого начала выработать единые стандарты учёта оборудования и проведения инвентаризаций для всех специалистов. Услуга фулфилмента может быть полезна и в этом аспекте, так как учёт и регулярная инвентаризация имущества на складе оператора обычно входят в договор и оформляются официальными отчётами.
Дополнительные материалы по теме
О других нюансах организации работы в офисе вы можете узнать из следующих статей:
Кресла, кофе и самокаты - особенности работы АХО в офисах технологических компаний. https://zen.yandex.ru/media/id/5fe77aea592b2e6fff925906/kresla-kofe-i-samokaty-osobennosti-raboty-aho-v-ofisah-tehnologicheskih-kompanii-5fe77b329c06f6134fe34e0c
Безопасный офис - считается что работа в офисе не несет в себе никаких рисков, но и в ней есть свои «подводные камни». https://zen.yandex.ru/media/id/5fe77aea592b2e6fff925906/bezopasnyi-ofis-schitaetsia-chto-rabota-v-ofise-ne-neset-v-sebe-nikakih-riskov-no-i-v-nei-est-svoi-podvodnye-kamni-5ffc781eaeef3c78296466fb
Рубрика ретро - 2012 год: как не прогореть на аренде – взгляд со стороны ритейлера. https://zen.yandex.ru/media/id/5fe77aea592b2e6fff925906/rubrika-retro-2012-god-kak-ne-progoret-na-arende--vzgliad-so-storony-riteilera-5ffb2237af142f0b179981df
С уважением,
Ваш Административный директор
Больше интересных статей здесь: Мебель.
Источник статьи: Фулфилмент и RFID метки - особенности организации хранения имущества в большом офисе..