Как и где правильно уничтожить документы?

В процессе работы любой компании появляется большое количество документов, которые больше не нужны. Это самый разный набор бумаг — от черновиков и случайно распечатанных файлов до единиц хранения в архиве, срок действия которых вышел.

Возникает логичный вопрос: что делать и где уничтожить документы? Ответ на него зависит от того, о каких именно бумагах идет речь. Давайте разбираться!

Как и где правильно уничтожить документы?

Можно ли просто выбросить на помойку?

Ответ: «Нет!»

Точнее — некоторые можно, но лучше даже их сдать в переработку. Итак, если документы не подлежат хранению, никогда не были в архиве, не содержат никаких важных сведений (например, личных данных, финансовых сведений, коммерческих тайн и т.д.), то их можно отдать на переработку. Но и их желательно пропустить через шредер — на всякий случай.

В то же время, если вы вынесете такие листы на мусорку, вы не нарушите закон. Только не поможете природе.

Что делать с важными просроченными документами?

Совсем иначе обстоят дела с важными документами. Важные в данном случае — это все листы, которые содержат коммерческую информацию (ей может воспользоваться посторонний), персональные данные, а также абсолютно все, чтобы было или должно было быть в архиве. То есть те документы, которые по закону нужно хранить хотя бы некоторое время.

В этом случае нужно действовать по следующему плану:

  • подготовить «Акт о выделении дел к уничтожению»;
  • тщательно измельчить все бумаги на офисном шредере;
  • сдать их в переработку.

Эту процедуру можно провести самостоятельно, если листов немного. Но что делать тем, у кого накопились целые горы ненужных бумаг? Конечно же, обратиться к профессионалам!

Конфиденциальное уничтожение документов — это процедура, которая проводится следующим образом:

  • перед началом вы можете заказать архивную обработку документов, в ходе которой профессионалы выявят выделенные на уничтожение дела из вашего архива;
  • все бумаги заберут прямо из вашего офиса, вам не придется никак их готовить к уничтожению;
  • специалисты удалят из массы все небумажные элементы (например, скрепки, скобки, веревочки от папок, пластиковые файлы и папки и т.д.);
  • профессионалы проведут взвешивание, чтобы определить, какая масса у бумаг, отправленных на уничтожение — такая услуга обычно оплачивается за килограммы;
  • на собственных площадях, за закрытыми дверьми, без доступа посторонних происходит измельчение всех документов до фракции «0» — при этом может присутствовать представитель компании-заказчика для контроля;
  • затем полученная масса отправляется на переварку на целлюлозно-бумажный комбинат, где из нее получают новые. бумажные изделия;
  • заказчику выдают все соответствующие акты, например, «Акт о конфиденциальном уничтожении документов» или специальная отметка на «Акте о выделении дел к уничтожению».

Написать комментарий