Меня зовут Андрей Завидонов и я более 15 лет работаю в административно-хозяйственной области в крупных компаниях с большой численностью сотрудников и разветвленной сетью офисов. Успел познакомиться с особенностями работы разных отраслей. Работал в ритейле, в банковской сфере, в добывающих компаниях. В своих обзорах я рассказываю о наиболее интересных особенностях работы административно-хозяйственных подразделений крупных технологических компаний и задачах с которыми они сталкиваются.
__________________________________________________________________________________________
Когда архитектор планирует офисное здание, то старается выделить максимальное пространство для рабочих зон сотрудников и общественных мест. Это и понятно, ценится офисная площадь, а не подвалы и технические помещения. На первом этапе жизни организации в новом офисе подсобных помещений обычно хватает, но, в последствии, появляется необходимость хранить временно неиспользуемую мебель, компьютерное оборудование, запасные части для инженерных систем здания, огнетушители, запас средств индивидуальной защиты и прочее оборудование. Запроектированных подсобок катастрофически не хватает, и все это начинает размещаться по всему зданию во всех доступных местах, шкафах и т.п. Данный подход существенно затрудняет поиск необходимого оборудования, проведение инвентаризаций, делает офис неопрятным, а административный персонал тратит лишнее время и силы. Если вы участвуете в проектировании вашего будущего офиса, то предусмотрите в нем просторный склад оборудованный стеллажами и позволяющий организовать грамотное хранение необходимого оборудования и запасов. Но если этого не произошло, то вы можете воспользоваться услугой фулфилмента активно развиваемой большинством логистических операторов. Она зародилась как часть бизнеса электронной коммерции и сейчас используется многими интернет магазинами. Ее суть в том, что логистический оператор, помимо услуги складского хранения, берет на себя дополнительные функции по приемке, идентификации поставляемого оборудования, его учету, упаковке и доставке до вашего офиса именно тех позиций, которые вам нужны в данный момент времени. Оплата при этом производится за фактически хранящееся оборудование и оказанные услуги, а не за площадь помещения склада.
Это удобно. Вы в любой момент можете увеличить или уменьшить объем хранящегося оборудования и не привязаны к конкретным квадратным метрам.
Обратите внимание: Сиреневая кухня — особенности дизайна, выбор стиля, сочетания с другими цветами, фото.
Такая услуга может быть экономически оправдана, так как за помещения офиса занятые под хранение вы, скорее всего, платите по офисной арендной ставке, которая в несколько раз выше аренды склада. Более подробно о фулфилменте можно почитать тут: https://zen.yandex.ru/media/id/5da9cc54ddfef600ae3fea1d/fulfilment-chto-eto-takoe-5e60fa3513ba980e68fc570aУчет офисного имущества
В этой заметке важно упомянуть об организации учета имущества. Для компании численностью 10 000 сотрудников это нетривиальная задача, скорее всего в учете будет числиться не менее 100 000 единиц имущества (инвентарных номеров). Прошли те времена, когда можно было себе позволить прекратить работу на неделю и привлечь к учету имущества и проведению инвентаризации всех сотрудников компании. Рабочее время квалифицированных специалистов слишком ценно, а использование творческих сотрудников на рутинной функции учета снижает их мотивацию. Да и как отследить всю технику, особенно мобильную, которая перемещается между рабочими местами сотрудников, передается из рук в руки, переезжает из офиса в офис. Многие компании пошли по пути найма специализированного подрядчика для проведения ежегодной инвентаризации. Но это только частично решает проблему. Вряд ли специалисты подрядной компании будут разыскивать имущество по шкафам или пытаться прочитать стертые от времени инвентарные номера. Скорее всего, они заявят недостачу и разбираться с ней будут уже сотрудники АХО. Учет должен вестись регулярно, ежедневно, в компании должны быть разработаны и неукоснительно исполняться правила хранения и передачи имущества. Пусть это немного затрудняет сотрудникам перемещение и передачу техники, но зато позволяет компании не иметь потерь при проведении годовой инвентаризации и не тратить ресурсы и время на розыск имущества. В этом вопросе хорошо помогает внедрение технологии использования RFID меток на все имущество.
Эта технология позволяет в несколько раз снизить время на проведение инвентаризации, исключить необходимость отвлекать сотрудников от работы и «ползать» под столами переписывая инвентарные номера. Более подробно можно почитать об этой технологии тут: https://zen.yandex.ru/media/scanport/5-sekund-na-inventarizaciiu-osnovnyh-sredstv-5f04418c1bbc4729d6874cda
Важно с самого начала со всеми специалистами выработать единый подход к учету оборудования и проведению инвентаризаций имущества. Услуга фулфилмента в этом так же может помочь, так как учет и проведение инвентаризации имущества на складах оператора как правило входит в договор и оформляется отчетом.
О других особенностях работы в офисе вы можете узнать в материалах:
Кресла, кофе и самокаты - особенности работы АХО в офисах технологических компаний. https://zen.yandex.ru/media/id/5fe77aea592b2e6fff925906/kresla-kofe-i-samokaty-osobennosti-raboty-aho-v-ofisah-tehnologicheskih-kompanii-5fe77b329c06f6134fe34e0c
Безопасный офис - считается что работа в офисе не несет в себе никаких рисков, но и в ней есть свои «подводные камни». https://zen.yandex.ru/media/id/5fe77aea592b2e6fff925906/bezopasnyi-ofis-schitaetsia-chto-rabota-v-ofise-ne-neset-v-sebe-nikakih-riskov-no-i-v-nei-est-svoi-podvodnye-kamni-5ffc781eaeef3c78296466fb
Рубрика ретро - 2012 год: как не прогореть на аренде – взгляд со стороны ритейлера. https://zen.yandex.ru/media/id/5fe77aea592b2e6fff925906/rubrika-retro-2012-god-kak-ne-progoret-na-arende--vzgliad-so-storony-riteilera-5ffb2237af142f0b179981df
С уважением,
Ваш Административный директор
Больше интересных статей здесь: Мебель.
Источник статьи: Фулфилмент и RFID метки - особенности организации хранения имущества в большом офисе..