Организация любого бизнеса, даже небольшого, означает необходимость ведения бухгалтерии. Составление бухгалтерских отчетов многим представляется пугающим и сложным занятием. Однако при хорошем планировании бухучет достаточно прост, надо только организовать процедуры оформления финансовой документации и в дальнейшем им следовать. Если ваш офис не настолько велик, чтобы содержать штатного бухгалтера, с ведением бухгалтерской книги может справиться и секретарь.
Но для начала надо воспользоваться помощью эксперта — хорошего бухгалтера: выясните, какой тип бухгалтерского учета вам нужен, и решите, каким образом вам лучше вести записи. Вместе с МелиШефф вы быстрее наладите процессы и сможете вести необходимую документацию.
Знакомство с множеством существующих компьютерных бухгалтерских программ для самых разных типов деловой деятельности и перевод бухгалтерии в электронную форму поможет вам контролировать финансовые дела фирмы.
Соблюдайте основные правила ведения бухгалтерии:
- Ведите учет счетов. Нумеруйте все документы счетов ваших расходов и доходов. Скажем, категории расходов "деловые" будет включать следующие типы счетов: "телефон", "ксерокопирование", "канцелярские принадлежности"; категория доходов "поступившие по почте" может включать номера счетов: "от физических лиц", "от юридически" лиц", "от общественных организаций". Разные категории счетов должны быть разделены, чтобы легко найти источник доходов и расходов.
- Ведите счет по выплатам. Сохраняйте копии ведомостей выплат и соответствующих им отчислений на налоги или страховку. Ведите учет таких выплат по датам, сохраняйте почтовые и банковские квитанции на случай, если придется оспаривать несправедливо наложенные пени или штрафы.
- Ведите учет алфавитного справочника, где содержатся номера карточек социального страхования и удостоверений лиц, работающих у вас по договорам, или клиентов. Постоянно проверяйте реальные расходы, чтобы знать о существующем положении дел.
- Ведите учет "счетов оплаченных" и "счетов на получение денег", чтобы иметь возможность в любой момент подсчитать поступления и расходы за финансовый год или за любой квартал.
- Подумайте о ведении учета накладных, счетов за доставку, премий, учета процессов инвентаризации, если эти процедуры важны в вашем бизнесе. В настоящее время существуют компьютерные программы, специально разработанные для конкретных областей бизнеса: например, розничная торговля или транспортная контора.
- Когда у вас соберутся финансовые данные за целый год, проанализируйте их для более эффективного способа расходования средств или для поиска направлений, в которых может расти ваш бизнес. Запланируйте доходы и расходы на текущий финансовый год, а также набросайте пятилетний план. Проконсультируйтесь с вашим бухгалтером о составлении формального бизнес-плана и исследуйте возможности получения гарантов или ссуд, предоставляемых владельцам предприятий малого бизнеса. Подумайте, как привлечь капиталовложения, если ваш бизнес находится на подъеме.
- Держите копии всех финансовых документов в другом месте, например, в арендуемом в банке сейфе, на случай пожара или кражи в вашем офисе. Следите за тем, чтобы копии вовремя обновлялись.
- Держите документацию в порядке. Складывайте в одну папку счета и накладные, полученные от одного поставщика, и маркируйте папку этикеткой с именем поставщика и датой финансового года.
- Сохраняйте все квитанции. Ведите записи всех ваших расходов: телефонные переговоры, расходы во время деловой поездки, — в общем, храните все записи, которые отражают ваши расходы на деловую деятельность.
Крупные приобретения, которые используются более одного года, могут списываться долями в течение нескольких лет либо по истечении нескольких лет Если же возможность следить за всеми доходами, расходами и ведение финансовой документации представляется вам слишком сложной, обратитесь за бухгалтерскими услугами в аутсорсинговую компанию.